Business Intelligence

W modułach systemu CDN XL zgromadzonych jest bardzo wiele danych na temat różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Teoretycznie możliwe jest dotarcie do każdej informacji na temat księgowości, płatności, czy magazynów firmy, ale niejednokrotnie udzielenie odpowiedzi na pytanie ile zarobiliśmy na sprzedaży towarów w niebieskim kolorze w Wielkopolsce w ciągu poprzedniego tygodnia, czy też jak kształtują się rzeczywiste koszty wytworzenia produktów w stosunku do wydatków planowanych może zająć kilka dni. A do tego wszystkiego, jeżeli będziemy chcieli ponownie stworzyć identyczny raport, tyle że oparty o świeże dane, to całą pracę nad analizą rozpoczniemy od zera.

Nie możemy tracić na to tyle czasu, bo poszukiwane informacje mają nam posłużyć do podejmowania różnych decyzji, np. o wysokości cen naszych usług, czy zmianie dostawców naszych towarów. Jeśli zareagujemy za późno, to możemy stracić wielu obecnych i potencjalnych klientów.

Uzyskiwanie odpowiedzi na temat funkcjonowania firmy byłoby syzyfową pracą, gdyby nie moduł Business Intelligence dostępny w systemie CDN XL. Jego rolą jest właśnie udostępnienie informacji na temat sytuacji przedsiębiorstwa i wspieranie procesu podejmowania decyzji biznesowych w firmie.

Architektura rozwiązania

Aby możliwy był szybki dostęp do aktualnych informacji wykorzystano moduł Business Intelligence, który został oparty o technologię hurtowni danych. Hurtownia to specyficzna baza danych, której struktura jest zoptymalizowana nie pod kątem zapisu danych, jak inne moduły systemu CDN XL, ale w celu szybkiego przeprowadzenia analiz. W efekcie osoby, które łączą się do raportów nie muszą długo czekać na istotne informacje.

Hurtownia zasilana jest danymi raz na dobę, w godzinach nocnych w trakcie tzw. transformacji ETL (ekstrakcja – transformacja – ładowanie), gwarantując w ten sposób dostęp do aktualnych informacji. Co bardzo istotne, cały ten proces odbywa się automatycznie! Dzięki zastosowanej architekturze użytkownicy przeglądający raporty łączą się do innej bazy, niż osoby pracujące z systemem CDN XL, co zapewnia wydajność całego rozwiązania.

Użytkownicy końcowi tworząc i przeglądając raporty łączą się nie do hurtowni danych, lecz tzw. kostek analitycznych. To właśnie w zaprojektowanych przez specjalistów Comarch kostkach, które swoją nazwę zawdzięczają wielowymiarowej strukturze umożliwiającej analizę danych z różnych perspektyw (np. wartość sprzedaży w podziale na produkt, czas i kontrahenta), przechowywana jest wiedza związana z funkcjonowaniem firmy w formie czytelnej dla użytkowników biznesowych.

Księga Raportów

Dostęp do danych powinien być realizowany w taki sposób, aby był łatwy dla osób, które nie posiadają zaawansowanej wiedzy z zakresu informatyki. Chodzi o to, aby mogły one poprzez zwykłych kilka kliknięć stworzyć potrzebny raport, czy analizę. Dlatego też w ramach naszego modułu dostępna jest Księga Raportów – narzędzie klasy Business Intelligence, czyli wspierające podejmowanie decyzji w firmie, które wykorzystywane jest do tworzenia i przeglądania zestawień analitycznych.

Osoba pracująca z Księgą tworzy raport korzystając z dostępnej listy pól. Aby zbudować potrzebną analizę po prostu przeciąga i upuszcza odpowiednie elementy z tej listy. I dzięki temu po chwili ogląda zestawienie przedstawiające liczbę wyprodukowanych produktów, czy uzyskaną marżę w podziale na regiony, czy kontrahenta.

Raz stworzony raport nie musi być budowany za każdym razem od początku. Jeśli zostanie zapisany, to użytkownik może otworzyć dane zestawienie następnego dnia, czy za miesiąc. Najważniejsze jest jednak to, że struktura raportu otwartego po kilku dniach będzie taka sama, tylko zostanie ona wypełniona aktualnymi danymi. W efekcie możliwe jest śledzenie na bieżąco informacji na temat stanów magazynowych, czy też terminowych i przeterminowanych należności przedsiębiorstwa.

Tworzone zestawienia mogą przybrać formę zarówno tabeli, wykresu, jak i stwarza możliwość wizualizacji danych w formie map! Księga Raportów stwarza także możliwość wyświetlenia kilku raportów jednocześnie, a także zapisania zbudowanego układu i odświeżania go w dowolnej chwili.

Obszary analityczne

W module Business Intelligence informacje o funkcjonowaniu firmy zgromadzone są w tzw. kostkach analitycznych, z których każda jest skarbnicą informacji o konkretnym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. w zakresie sprzedaży, produkcji, czy zakupów. Swoją nazwę kostki zawdzięczają wielowymiarowej strukturze, dzięki której możliwa jest analiza danych liczbowych (tzw. miar), np. ilości złożonych zamówień sprzedaży w różnych podziałach, (np. produkt, oddział, czy czas). Co bardzo istotne, możliwe jest wykorzystanie kilku podziałów, zwanych wymiarami równocześnie. Użytkownik korzystając z wybranej kostki może budować raporty korzystając z listy pól odpowiadających konkretnemu obszarowi funkcjonowania firmy.

W ramach modułu Business Intelligence dostępne są obszary analityczne poświęcone:

  • Logistyce – umożliwia śledzenie danych ilościowych i wartościowych na temat transakcji sprzedaży w rozbiciu np. na produkt, kontrahenta, czy formę płatności. Kostka pozwala na uzyskanie wglądu w informację o uzyskanej marży zarówno rzeczywistej, jak i uwzględniającej jedynie koszty zmienne, czy też na temat należności i zobowiązań wynikających ze sprzedaży. Zawiera ona także dane dotyczące handlowych dokumentów zakupu. Osoba korzystająca z kostki z łatwością uzyska informację na temat wartości dokonanego zakupu, wynikające z tego zobowiązania i należności, uzyskane rabaty, ilość, waga i objętość zakupionego towaru. Model zawiera także dane prezentujące datę dokonania zakupu, dostarczenia towaru, czy informujące o terminie płatności. Możliwe jest również prowadzenie analiz wszystkich zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwo. Są to zarówno zamówienia klienta, zamówienia wewnętrzne, jak i zamówienia zakupu. W efekcie wykorzystania modelu użytkownicy końcowi mają ciągły wgląd w aktualne informacje na temat wszystkich zamówień bez względu na status ich realizacji. Kostka Handel i Logistyka umożliwia również analizę informacji na temat ilości i wartości towarów zgromadzonych w magazynach przedsiębiorstwa. Dzięki temu obszarowi osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową posiadają wiedzę nie tylko o tym na ile dni wystarczą zapasy poszczególnych produktów, ale także m.in. jak przedstawia się zamawiana ilość towaru na poszczególnych magazynach.
  • Wynikom Operacyjnym – pozwala na kompleksowy wgląd w informacje na temat wyników finansowych uwzględniając przychody i koszty w wielu podziałach. Jednocześnie umożliwia prowadzenie specyficznych elementów kategorii finansowych tzw. Nie-Kosztów i Nie-Przychodów.
  • Płatnościom – zapewnia analizę informacji na temat należności i zobowiązań przedsiębiorstwa. Dzięki kostce użytkownik bez trudu może uzyskać odpowiedź na pytanie, który z kontrahentów zalega ponad 60 dni z płatnością, jakich wpływów i wydatków należy oczekiwać w najbliższej perspektywie czasowej, czy też jak przedstawia się rotacja należności i zobowiązań w firmie. Jest to również miejsce zapewniające wgląd w informacje na temat historii zrealizowanych rozliczeń w firmie. Osoba korzystająca z kostki w bardzo krótkim czasie znajdzie odpowiedź na pytanie jak kształtuje się średni okres kredytowania wpłat i wypłat lub jakie są opóźnienia z nimi związane.
  • Produkcji – gromadzi informacje na temat zleceń produkcyjnych, poszczególnych etapów procesu produkcyjnego oraz czasochłonności wykonania operacji przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możliwa jest bardzo szybka analiza m.in. danych na temat ilości zleconych do realizacji, jak i rzeczywiście wytworzonych wyrobów, czy półwyrobów lub kosztów wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów.
  • Księgowości – umożliwia przeprowadzanie pełnych analiz obrotów i sald na kontach księgowych. Raporty mogą być tworzone na dowolny okres czasu z uwzględnieniem różnych okresów obrachunkowych. Obroty i salda mogą być analizowane w zależności od typu konta, wybranej klasy kont, czy waluty zapisów. Jednocześnie pozwala na wgląd w zestawienia księgowe tworzone w module Księgowość CDN XL, takie jak bilans, czy też rachunek zysków i strat w układzie kalkulacyjnym i porównawczym. Analiza zestawień może m.in. uwzględniać lub nie informacje zapisywaną w buforze oraz prezentować dane w przekroju wybranego dziennika księgowego.

Subskrypcja oraz alerty

Subskrypcja jest to nowy mechanizm, który umożliwia automatyczne wysyłanie każdego raportu zdefiniowanego w module CDN XL Business Intelligence do wyznaczonych osób o zdefiniowanej porze, poprzez pocztę e-mail.

Mechanizmy subskrypcji został stworzony, aby ułatwić sprawdzanie bieżącej sytuacji dla osób, które znajdują się poza firmą oraz pragną dostawać bieżące sprawozdania. Mechanizm alertów może z kolei ułatwić szybką reakcję na niepokojące zjawiska pojawiające się w naszej firmie.

Business Scorecard

Wdrożenie instrumentów monitorowania strategii przedsiębiorstwa takich jak Karty Wyników (Business Scorecard) w firmie bez wsparcia systemów informatycznych jest możliwe, ale jednocześnie bardzo trudne – wymaga ręcznej kalkulacji wartości poszczególnych wskaźników efektywności, a także poziomu realizacji celów przedsiębiorstwa. Co więcej, proces obliczania tworzących karty Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI – Key Performance Indicators) musi być powtarzany za każdym razem, gdy chcemy dokonać monitorowania realizacji strategii firmy, a co za tym idzie nie może być dokonywany na bieżąco.

Aby umożliwić przedsiębiorstwom korzystającym z CDN XL Business Intelligence wdrożenie i skuteczne monitorowanie Kart Wyników, specjaliści Comarch wprowadzili funkcjonalności związane z Business Scorecard do modułu Business Intelligence.

Dostęp do funkcjonalności Business Scorecard jest możliwy po prostu poprzez Księgę Raportów.

W narzędziu możliwe jest samodzielne stworzenie Kluczowych Wskaźników Efektywności. Użytkownicy po połączeniu z bazą analityczną mogą zbudować interesujący ich wskaźnik. Co bardzo istotne, wskaźnik ten będzie tworzony w kilku krokach za pomocą bardzo prostego w użyciu kreatora.

Po stworzeniu niezbędnych KPI możliwa będzie budowa samej Karty Wyników. W tym celu użytkownik będzie mógł w wybranych przez siebie perspektywach hierarchicznie uporządkować KPI. Ponadto będzie istniała możliwość określenia, poprzez definiowanie wag, znaczenia konkretnego wskaźnika dla realizacji nadrzędnego celu przedsiębiorstwa. Jednocześnie możliwe będzie w bardzo prosty sposób określenie parametru czasowego, dla jakiego cała Karta ma być prezentowana.

Po zbudowaniu Karta Wyników może być wyświetlona w formie czytelnego bezpośrednio jako zestawienie Księgi Raportów.

W efekcie zaraz po udostępnieniu opisanej funkcjonalności w module Klienci CDN XL Business Intelligence będą mieli możliwość już na pierwszy rzut oka zorientować się, w jakim stopniu realizacja strategii przedsiębiorstwa przebiega zgodnie z założeniami.

Budżetowanie

Proces tworzenia budżetów dzięki użyciu narzędzia informatycznego staje się bardzo prosty i szybki. Użytkownik zarówno tworzący matryce, jak i wprowadzający dane pracuje w interfejsie wewnątrz Księgi Raportów.

Narzędzie do budżetowania jest dostępne jako dodatkowa zakładka w ramach tego znanego narzędzia Business Intelligence. Wpisywanie danych budżetowych jest prowadzone za pomocą wygodnej w użyciu macierzy zbliżonej sposobem wpisywania danych do arkusza kalkulacyjnego.

Cały proces tworzenia budżetu jest zapisywany w odrębnej bazie relacyjnej wykorzystywanej wyłącznie do tego celu.

Zestaw miar i wymiarów, które są wykorzystywane do budżetowania jest pobierany z wykorzystywanych kostek analitycznych.

Użytkownicy mogą wykorzystywać kostki analityczne dla dowolnej dziedziny funkcjonowania przedsiębiorstwa. Potrzeba wykorzystania poszczególnych kostek zależy wyłącznie od biznesowego uzasadnienia tworzenia budżetu dla danych przecięć miar i wymiarów w nich dostępnych.

Po ostatecznej akceptacji budżetu jest on wprowadzany do hurtowni danych oraz kostek analitycznych za pomocą dedykowanych pakietów SSIS.

Internetowa Księga Raportów

W module Business Intelligence nie zapomniano także o osobach, które potrzebują wglądu do aktualnych danych, ale często przebywają poza biurem. W dobie internetu najlepszym sposobem na dostęp do raportów jest wykorzystanie narzędzia opartego o zwykłą przeglądarkę WWW. Takim rozwiązaniem jest dostępna w module Business Intelligence Internetowa Księga Raportów. Użytkownicy po wpisaniu odpowiedniego adresu mogą przeglądać ważne dla nich zestawienia. Co bardzo istotne, informacje mogą być udostępniane nie tylko pracownikom firmy, ale także naszym klientom, czy dostawcom.

Korzyści biznesowe

Wśród najważniejszych korzyści biznesowych i operacyjnych jakie osiągają przedsiębiorstwa i organizacje dzięki wdrożeniu CDN XL Business Intelligence wymienić należy między innymi:

  • Obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności raportowania i analiz,
  • Poprawę jakości procesów biznesowych,
  • Kontrolę i prognozowanie wielkości ekonomicznych,
  • Zarządzanie informacją kierowaną do pracowników, kadry zarządzającej, dostawców i klientów,
  • Wykorzystanie wiedzy o klientach i ich preferencjach,
  • Realizację zasad nowoczesnego controllingu,
  • Sterowanie realizacją strategii firmy.

Łatwość wykonywania analiz w systemie opartym o moduł CDN XL Business Intelligence sprawia, że jego bezpośrednimi użytkownikami są osoby, których głównym zadaniem w firmie jest zarządzanie kluczowymi procesami gospodarczymi:

  • Członkowie Zarządu,
  • Dyrektorzy Finansowi, Dyrektorzy Sprzedaży, Dyrektorzy Operacyjni,
  • Pracownicy działów Analiz i Controllingu,
  • Pracownicy odpowiedzialni za procesy wpływające na wynik firmy.